Klokkenluidersregeling

Regeling inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand bestemd voor werknemers van Oosterhoff en de aan haar gelieerde ondernemingen (met minder dan 50 werknemers).

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

Werknemer:De werknemer die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit hoofde van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht ten behoeve van de vennootschap.
Vennootschap:Oosterhoff en de aan haar gelieerde ondernemingen.
Melder: Een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.
Melding: melding van een vermoeden van een misstand.
Vermoeden van een misstand:Het vermoeden van een melder dat binnen de vennootschap waarin deze werkgerelateerde activiteiten verricht of bij een andere organisatie indien de melder vanwege werkgerelateerde activiteiten met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand – zoals gedefinieerd in artikel 1 sub b Wbk – voor zover:

het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder binnen de vennootschap heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door diens werkzaamheden bij de vennootschap.
het maatschappelijk belang in het geding is bij:

een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit;
een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen;
een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectieve middelen;
een schending van de binnen onderneming en/of branche geldende gedragsregels;
(een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hiervoor genoemde feiten.
Leidinggevende: Degene die direct leiding geeft aan de melder.
Verantwoordelijke:Een verantwoordelijke binnen de organisatie, niet zijnde de leidinggevende.
Vertrouwenspersoon:Degene die is aangewezen om als zodanig voor de vennootschap te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat deze als zodanig fungeert.
Meldfunctionaris:Degene die is aangewezen om als zodanig voor de vennootschap te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat deze als zodanig fungeert, zie ook artikel 8 lid 2 inzake de aanwijzing van deze functionaris. De verantwoordelijke kan tevens meldfunctionaris zijn.

Artikel 2. Interne melding

De melder kan de melding van een vermoeden van een misstand intern bij diens leidinggevende of indien de melder melding aan de leidinggevende niet wenselijk acht, bij een verantwoordelijke of indien de melder melding aan een verantwoordelijke niet wenselijk acht, bij de vertrouwenspersoon Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de leidinggevende of aan een verantwoordelijke.

Artikel 3. Vastlegging van de interne melding

De melder doet de melding schriftelijk of mondeling.
Indien de melder de melding (deels) mondeling doet bij de leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.
De vennootschap registreert de meldingen in een daarvoor ingericht register. De geregistreerde gegevens worden vernietigd als ze niet langer noodzakelijk zijn.
De leidinggevende, de verantwoordelijke of de vertrouwenspersoon draagt ervoor zorg dat de meldfunctionaris onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen en dat de meldfunctionaris een afschrift van de vastlegging ontvangt.
De meldfunctionaris stuurt binnen zeven (7) dagen een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.

Artikel 4. Standpunt

Door de meldfunctionaris wordt onverwijld een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. Tijdens het onderzoek kan de melder worden gehoord.
Binnen een periode van vier weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door of namens de meldfunctionaris schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, waaronder de privacyregelgeving.
De meldfunctionaris zal in een gesprek met de melder dan wel de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hierop te reageren.
Indien het standpunt niet binnen vier weken kan worden gegeven, wordt de melder door of namens de meldfunctionaris hiervan in kennis gesteld en wordt gemeld binnen welke termijn de melder een standpunt tegemoet kan zien. Deze termijn mag nooit langer zijn dan drie (3) maanden na verzending van de ontvangstbevestiging.

Artikel 5. Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder

Betrokkenen behandelen de melding vertrouwelijk.
De meldfunctionaris draagt ervoor zorg en ziet erop toe dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
Indien het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven diens identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 6. Externe melding

De melder kan een misstand extern melden.
De melder kan de externe melding doen bij een externe derde. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand dient plaats te vinden aan die externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de vennootschap bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder externe derde wordt in ieder geval verstaan:
de Autoriteit Consument en Markt;
de Autoriteit Financiële Markten;
de Autoriteit persoonsgegevens;
De Nederlandsche Bank N.V.;
het Huis voor Klokkenluiders;
de Inspectie gezondheidszorg en jeugd;
de Nederlandse Zorgautoriteit;
de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming, en
bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden, genoemd in artikel 2, eerste lid, van de richtlijn.

Artikel 7. Rechtsbescherming

De melder van een vermoeden van een misstand die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in diens rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege diens melding van een vermoeden van een misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in diens rechtspositie jegens de vennootschap.
Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een misstand die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn in ieder geval – doch niet uitsluitend – besluiten gericht op het:
ontslag of schorsing;
een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;
demotie;
het onthouden van bevordering;
een negatieve beoordeling;
een schriftelijke berisping;
overplaatsing naar een andere vestiging;
discriminatie;
intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
smaad of laster;
voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, en
intrekking van een vergunning.

Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien:
- de melder de desbetreffende feiten intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in artikel 3, of;
- de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:
- de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 16 mei 2023.
Vanaf het moment van inwerkingtreding is Janneke Colen (j.colen@oosterhoffgroup.eu; +31630994663) als meldingsfunctionaris ten behoeve van deze regeling benoemd.